„Szkolenia on-line czy stacjonarne” – artykuł Jacka Kalety konsultanta firmy Solution

 

 

Jesteśmy świadkami swego rodzaju rewolucji. Działając od 24 lat na rynku usług szkoleniowych, 90% naszych projektów realizowaliśmy stacjonarnie na sali szkoleniowej. Nieoczekiwana zmiana sytuacji wymusiła praktycznie natychmiastowe przejście na tryb on-line.  Chciałem podzielić się naszymi doświadczeniami i obserwacjami, jakie zebraliśmy przez ostatnie pół roku.

Osobiście w tym okresie zaobserwowałem 3 etapy:

  1. Marzec/kwiecień to szybkie i wymuszone przejście na pracę zdalną i zapotrzebowanie na umiejętności „operacyjnego” radzenia sobie z nową sytuacją. W branży szkoleniowej nastąpiła eksplozja wszelkich webinarów związanych z tym tematem. Wiele było bezpłatnych, większość słabej jakości, ponieważ trenerzy (jak wszyscy) dopiero się uczyli. Ma to niestety konsekwencje w obecnym negatywnym nastawieniu do szkoleń on-line.
  2. Od maja do sierpnia sytuacja została opanowana, a budżety rozwojowe zamrożone. Firmy postanowiły przeczekać. Na rynku szkoleniowym niewiele się działo, co my w Solution wykorzystaliśmy do perfekcyjnego opanowania narzędzi prowadzenia prawdziwych szkoleń i warsztatów on-line.
  3. Obecnie zauważamy, że firmy powoli zaczynają akceptować sytuację, w której COVID zostaje z nami na dłużej. Szczepionki nie ma i szybko nie będzie. Do normalnej pracy wrócimy może w II kwartale 2021 roku, a może nigdy. Badanie przeprowadzone już w kwietniu 2020 przez firmę Gartner wykazało, że 74% dyrektorów finansowych planuje przesunięcie co najmniej 5% pracowników do pracy zdalnej na stałe po ustaniu pandemii. Jeden z moich klientów odkrył, że wyposażenie ok 20% pracowników w sprzęt, szybkie łącza i pozostawienie ich w domu przyniesie kilkadziesiąt tysięcy oszczędności rocznie na wynajmie biur.

Blokowanie działań rozwojowych niesie ze sobą ryzyko spadku efektywności. Kluczowym pytaniem jest zatem: na ile zdalne szkolenia są skuteczne? O ile szkolenia instruktażowe („jak zrobić….”) nie budzą wątpliwości, to już tzw. „miękkie” np. z komunikacji już mogą. W tym artykule zebrałem nasze praktyczne doświadczenia dotyczące różnic, zalet i wad szkoleń zdalnych w stosunku do tradycyjnych.

 

Webinar, szkolenie czy warsztat?

Dla porządku moje prywatne definicje:

  • Webinar czyli „gadająca głowa” + prezentacja + czat. Liczba uczestników może być nieograniczona, maksymalna wytrzymałość uczestników to 1,5 godziny. Efektywne wszędzie tam, gdzie trzeba przekazać ważne informacje. Sprawdzają się przy tematach takich jak „nowe przepisy….”.
  • Szkolenie, czyli uczymy się i ćwiczymy nowe umiejętności. Oprócz samej prezentacji (która wcale nie musi być w PowerPoint) wymaga opracowania ćwiczeń i interakcji z uczestnikami. Szkolenia nie da się przeprowadzić bez aktywizujących ankiet, przesyłanych w czasie rzeczywistym materiałów i dzielenia uczestników na pokoje, w których mogą coś poćwiczyć, przedyskutować, wypracować w celu późniejszej prezentacji. Maksymalna liczba uczestników to ok. 12, maksymalna wytrzymałość uczestników to ok. 4 godziny.
  • Warsztat, czyli wspólnie wypracowujemy rozwiązanie jakiegoś problemu. Wymaga zastosowania interaktywnych narzędzi on-line typu WhiteBoard, Miro lub podobnych. Nasze doświadczenie pokazuje, że w takim przypadku wskazane jest wcześniejsze przeszkolenie uczestników – jak się zalogować i jak pracować z takimi narzędziami. Wygodna liczba uczestników to 6-10. Wytrzymałość jest podobna jak w przypadku szkoleń – maksymalnie 4 godziny.

 

Elastyczność i niskie koszty vs zmęczenie

Bezsprzeczną zaletą szkoleń on-line jest łatwość ich organizacji oraz niższe koszty. Zamiast ściągać na szkolenie ludzi z całej Polski, wystarczy „posadzić” ich przed komputerem. Jeden z naszych klientów organizował regularne szkolenia – ludzie z Katowic i Wrocławia jeździli do Gdańska. Teraz nie muszą. Rozwiązanie tak się wszystkim spodobało, że po powrocie „do normalności” chcą kontynuować szkolenia i spotkania w wersji zdalnej. Trenerzy też oferują większą elastyczność. O 10:00 może być szkolenie dla oddziału w Wałbrzychu, a o 14:00 dla oddziału w Suwałkach.

Jednak nie ma nic za darmo. Jedno z naszych popularnych szkoleń „On-Line 3d vs 2d” odpowiada na pytania, dlaczego trudniej się skupić oraz dlaczego szybciej się męczymy podczas wirtualnych spotkań. Tak mamy skonstruowany mózg i nic na to nie poradzimy. Uczestnicy szkoleń on-line mówią wprost o zmęczeniu. Dlatego maksymalny czas szkolenia lub warsztatu ograniczamy do 4 godzin.

To rodzi określone konsekwencje. Zamiast jednego szkolenia 2 dniowego realizujemy 4 półdniowe, organizowane co 2-3 dni. Program zamiast trwać dwa dni, trwa 2 tygodnie.

Taka organizacja pociąga za sobą jeszcze jedną ukrytą niedogodność. Kiedy uczestnicy wyjeżdżali na dwudniowe szkolenie oznaczało to pewien „rytuał”. Wszyscy wiedzieli, że „jadą na szkolenie” i ich nie ma. Teraz szkolenie niczym nie różni się od „zwykłego spotkania”. Ani uczestnicy, ani organizacja nie postrzega zdarzenia jako szkolenie.

Szkolenia zdalne przebiegają też wolniej o jakieś 15% – 20%. To, co zajmowało w „realu” powiedzmy 60 minut, zdalnie zajmuje 70. Niby niewielka różnica, ale trzeba powiedzieć otwarcie – nie da się zrealizować wszystkiego w tym samym czasie.

 

Efektywność vs odczucia

Po 6 miesiącach realizowania zdalnych szkoleń i warsztatów gotowy jestem z całą odpowiedzialnością to powiedzieć: „My w Solution potrafimy przeprowadzić zdalnie szkolenie lub warsztat na każdy temat, w którym się specjalizujemy”. To tylko kwestia opracowania scenariusza i wcześniejszego przygotowania uczestników. Prowadzimy szkolenia z przywództwa, komunikacji, warsztaty strategiczne, panele wyboru kompetencji, itp.

Nie mogę jednak powiedzieć, że szkolenia zdalne niczym się nie różnią od tych „tradycyjnych”. Pewnych ćwiczeń i aktywności zespołowych ze zrozumiałych przyczyn nie możemy przeprowadzić. Zastąpiliśmy je innymi. Efekt jest podobny, zadowolenie uczestników również, jednak ich odczucia bywają różne.

Dlaczego tak się dzieje?

Weźmy na przykład warsztat Grupowego Rozwiązywania Problemów© Opracowaliśmy naszą autorską metodę, która prowadzi uczestników od diagnozy problemu do ostatecznego planu wdrożenia wypracowanego rozwiązania. W „realu”, w zależności od skali problemu, całość trwa 1 – 2 dni. Mówiąc krótko – uczestnicy „siedzą” tak długo, aż nie wypracują satysfakcjonującego rozwiązania. Niezależnie od tego, jak trudny jest sam proces, to efekt końcowy zawsze jest zadowalający. Podczas warsztatów on-line sam proces, wykorzystane narzędzia oraz efekt końcowy są dokładnie te same, ale jednodniowy warsztat jest podzielony na 2 etapy (3+4 godziny). Po pierwszym etapie kończymy „tylko” z diagnozą problemu. Uczestnicy są zmęczeni i niezadowoleni z końcowego efektu, ponieważ jeszcze nie wypracowali rozwiązań. Niezależnie od tego, jak długo tłumaczymy i kontraktujemy efekty i przebieg, z emocjami trudno wygrać.

Dodatkowo praca on-line wymaga większej dyscypliny. Moderator w większym stopniu zarządza przebiegiem dyskusji, niż jest to konieczne na sali. Na zakończenie zdarza się feedback w stylu: „jestem zadowolony z efektu i przebiegu, wszystko OK. Miałem wpływ, mogłem powiedzieć, co myślę, ale czuję się jakoś płasko” J To „płasko” to właśnie brak emocji wyrażanych i odczuwanych na sali werbalnie i niewerbalnie. To również brak kawy w przerwie z koleżankami i kolegami, ale to ogólny problem, którego nikt jeszcze nie rozwiązał.

 

Kwestie techniczne też mają znaczenie

Szkolenia zdalnie są uzależnione od wielu czynników zewnętrznych. Ważne jest zapewnienie dostępu do komputera z kamerą i niezawodnym internetem. Niestety często pojawiają się problemy techniczne, które dezorganizują pracę. Najczęściej to akurat w dniu szkolenia psuje nam się kamerka, jest problem z klawiaturą lub ze stabilnym łączem. Jeśli jesteśmy w domu to właśnie wtedy sąsiad wierci po drugiej stronie ściany wiertarką, a dzieci organizują zabawę z cyklu: „kto będzie głośniej krzyczał przez godzinę.

Dlatego duża odpowiedzialność ciąży też na uczestnikach szkoleń. To oni muszą zaplanować i zapewnić sobie odpowiednie warunki. Tylko wtedy ma to sens.  

 

Podsumowanie

W mojej ocenie nie istnieje dylemat „czekać czy szkolić” ponieważ nie ma, na co czekać. Wynik doświadczeń, jakie zebraliśmy przez ostatnie pół roku jest jeden: szkolenia zdalne znakomicie się sprawdziły i na pewno zostaną z nami. Odpowiednia organizacja i zaplanowanie szkolenia zdalnego pozwalają na osiągnięcie tych samych rezultatów, co szkolenia stacjonarne. Niemiej jednak każda z form ma swoje wady i zalety, ponieważ nie wszystkie firmy mają doświadczenie z organizowaniem szkoleń zdalnych.

 Na koniec zrobiłem krótkie porównanie obu metod.